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Die Fachperson Betreuung bespricht mit den Menschen mit Beeinträchtigung und allenfalls mit deren Angehörigen oder gesetzlichen Vertreter/innen Veränderungen bezüglich der formulierten Interessen, Anliegen und Bedürfnisse. Sie tut dies in Absprache mit dem Team bzw. den Vorgesetzten. Sie nutzt vorhandene Berichte und Dokumentationen. Je nach Vorgaben der Institution, Bedürfnissen der Menschen mit Beeinträchtigung und Gesprächssituation nehmen am Gespräch weitere Verantwortliche und/oder Bezugspersonen teil. Eventuell führt sie das Gespräch nicht selbst, insbesondere in komplexen Situationen, sondern nimmt daran teil und bringt dabei eigene Beobachtungen und Überlegungen ein. Die Fachperson Betreuung bereitet das Gespräch in Zusammenarbeit mit dem Team bzw. der vorgesetzten Person vor oder unterstützt die verantwortliche Person dabei. Sie unterstützt die Menschen mit Beeinträchtigung, ihre Anliegen einzubringen, oder vertritt bei Bedarf deren Interessen. Gegebenenfalls passt sie zusammen mit den Beteiligten in diesen Gesprächen die Angebote und Aktivitäten oder die zukünftige Unterstützung an. Je nach institutionellen Vorgaben verfasst sie nach den Gesprächen ein Protokoll oder einen Bericht.